Sistemas de información

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Los Sistemas de Información

¿Qué son los sistemas de información?, ¿Qué tipos de sistemas de información existen?, ¿Cuál es su incidencia en chile? Estas entre otras preguntas responderá este ensayo sobre los sistemas de información que han penetrado en todas las áreas empresariales e incluso la vida cotidiana de todas las personas, y que han llegado para simplificar procesos, toma de decisiones e incluso el manejo de información y datos relevantes para cada uno de los actores que integran y participan de este mundo del uso de las tecnologías de información y comunicación.

Desarrollo

¿Qué son los sistemas de información? Estos se pueden precisar como un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y dispuestos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad, generalmente de toma de decisiones, apoyando las actividades de una empresa, negocio, etc.
En cualquier sistema de información se puede identificar cuatro operaciones básicas, que al complementarse hacen que datos y/o información sean útiles para los objetivos que están siendo almacenados. Estas operaciones son:
1. Entrada de información: Es el proceso donde los datos recolectados se ingresan al sistema. Se identifican dos tipos de entradas, las manuales que se proporcionan en forma directa por el usuario y automáticas o interfaces que son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas.
2. Almacenamiento de la información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes ya que es a través de esta propiedad que el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos.
3. Procesamiento de información: Es la capacidad del sistema de información para efectuar procesamientos de datos. Estos procesamientos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados.
4. Salida de información: La salida es la capacidad de un sistema de información para exponer la información procesada o bien datos de entrada al exterior para su posterior uso.
La información obtenida de los sistemas de información es de utilidad tanto para el interior de las empresas como a su entorno (clientes, proveedores, stakeholders, competidores, entre otros), ya que a partir de esta información es que se basa la toma de decisiones, procedimientos a seguir, entre otros.

Clasificación de los sistemas de información
Sabemos que existen cuatro clases principales de sistemas de información que sirven a los diferentes niveles organizacionales. En un primer nivel podemos identificar sistemas operacionales que apoyan a la alta gerencia, manteniéndolos al día de todas las actividades realizadas en la organización, dando respuesta a las preguntas de rutina que estos pudieran tener. Secundando a al nivel anterior se encuentran los sistemas a nivel de conocimiento, que actúan como apoyo al trabajo con datos en la empresa, y su propósito es el de ayudar a los negocios a integrar nuevos conocimientos (Ortiz 2007). En un tercer nivel se observan los sistemas de niveles administrativos, siendo su objetivo el monitoreo, control, toma de decisiones y actividades administrativas de la gerencia mediana. Y finalmente en un cuarto nivel están los sistemas de niveles estratégicos que ayudan a la alta gerencia a crear e implementar nuevas estrategias y tendencias en el largo plazo
Teniendo en conocimiento lo anterior los sistemas de información se clasifican de la siguiente manera:
• Executive support systems (ESS): Un executive information system (EIS), conocido también como executive support system (ESS), es una tecnología que emerge como respuesta a las necesidades de información de altos ejecutivos para la toma de decisiones, por lo que sirve a nivel estratégico de la organización. Los ejecutivos utilizan el ESS para “tomar decisiones no rutinarias que requieren emitir juicio, evaluación e introspección, porque no hay arreglos procedimientos escritos para lograr soluciones. (Ortiz 2007)
• Decision Support systems (DSS): Un sistema de apoyo a la toma de decisiones o un DSS (por su sigla en inglés), es un sistema enfocado a nivel de gerencia de las organizaciones, ayuda a los gerentes a tomar decisiones que son únicas, cambiantes y no se proporcionan fácilmente por adelantado.
• Management information systems (MIS): Este sistema sirve para las funciones del nivel de administración, donde provee a los gerentes reportes sobre la situación actual de la organización o información histórica de esta.
• Knowledge work systems (KWS): Provee la información necesaria en el nivel de conocimiento de una organización. Su trabajo consiste en crear información y conocimientos para ser correctamente usados en esta.
• Office automation systems (OAS): Los sistemas de automatización de oficinas, también llamados OAS por sus siglas en inglés consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organización.
• Transaction processing systems (TPS): Un sistema de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en inglés), recolecta, almacena, modifica y recupera toda la información generada por las transacciones o eventos que generan modificaciones los datos que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de información producidas en una organización.
Implementación de los sistemas de información en las organizaciones
Para todas las empresas y/o organizaciones, a la hora de adquirir un sistema de información se debe tener en consideración todas las variables que puedan afectar el desempeño del nuevo sistema, variables como periodo de prueba del sistema, respuesta de los usuarios, control y capacitación, entre otras.
Existen distintos tipos de software que pueden ser adquiridos, software de tipo open source, software libre, software de dominio público, cada uno de estos software tienen características propias, como por ejemplo la libertad de realizar modificaciones y distribuirlo, necesidades de licencias, que se deben considerar a la hora de adquirirlos.
Además al adquirir un sistema de información, se debe considerar el proceso de puesta en marcha del sistema donde se deberían especificar los pasos necesarios para lograr que toda la institución incorpore el nuevo programa informático de un modo organizado y manejable. No existen planes de puesta en marcha establecidos, ya que dependerá de cada organización realizar un plan que sea en concordante con los requerimientos necesarios para que sea efectivo el manejo el nuevo sistema, como por ejemplo, el contexto, las capacidades del personal y los recursos de que dispone cada organización son distintos, por lo que se deben considerar distintos factores para las distintas empresas. Lo descrito anteriormente concluye que la puesta en marcha debe realizarse en diversas etapas. Cada etapa puede corresponder a las funciones del sistema, los niveles de la organización o las regiones o departamentos. La “Guía práctica sobre el ciclo vital de desarrollo de sistemas de información para las micro finanzas” realizado por el CGAP enfatizan que “es importante planificar y establecer la secuencia del proceso de puesta en marcha y conversión. Si bien la instalación y conversión inicial lleva normalmente entre dos y seis meses, es posible que pase más de un año antes de que la organización logre optimizar todas las funciones del sistema. Por lo general, esto se considera un buen signo, porque significa que el programa acompañará el crecimiento de la organización, no sólo en el momento actual sino también en lo sucesivo. Para cerciorarse de que el sistema funcione adecuadamente, es importante establecer procedimientos de seguridad diarios, semanales y trimestrales, cuando no mensuales”, estableciendo además la importancia de que el recurso humano se capacite y esté listo a la hora de poner en funcionamiento el nuevo sistema.

La empresa Digital
Con el desarrollo de la tecnología se han observado muchos avances en todas las áreas de trabajo, las empresas comenzaron a aprovechar las ventajas de estos nuevos sistemas de información, como lo son las relaciones digitales (entre clientes, proveedores, empleados, stakeholders), las redes digitales que permiten que los procesos estratégicos se gestionen mediante estas redes, la pronta respuesta a las necesidades de los principales actores, que utilizan estos sistemas, entre otras.
Como respuesta a aquellas necesidades, es que se desarrolló lo que se conoce como e-commerce o comercio electrónico, que consiste en en la compra y venta de productos o de servicios a través de medios electrónicos, tales como Internet y otras redes informáticas, donde pueden interactuar dos o más partes en la realización de este tipo de comercio. Además del anterior también se identifica el e-business o el negocio electrónico que hace referencia al conjunto de actividades y prácticas de gestión empresarial resultante de la incorporación de las tecnologías de información y comunicación a las organizaciones. También la aparición del e-market que es un sistema de información que relaciona a compradores y vendedores que intercambian información, servicios, productos, entre otros. Cada uno de los métodos de hacer comercio descritos anteriormente tienen distintos grupos de usarios es aquí donde identificamos las relaciones existente dentro de los distintos usuarios o comunidades de negocios que se relacionan por medio de estos sistemas, estos son:
1. Negocio a consumidor (business to consumer): B2C por su sigla en inglés, se refiere a la estrategia que desarrollan las empresas comerciales para llegar directamente al cliente o usuario final.
2. Negocio a negocio (business to business): B2B por su sigla en inglés, es la transmisión de información referente a transacciones comerciales electrónicamente, como la compra de bienes y servicios a través de internet.
3. Negocio a gobierno (business to gobernment): B2G consiste en optimizar los procesos de negociación entre empresas y el gobierno a través del uso de Internet.
4. Consumidor a consumidor (Consumer to consumer): C2C se utiliza este término para definir la estrategia de negocio en la red que pretende relacionar comercialmente el usuario final con otro usuario final.
Es a raíz de la globalización de la economía y de los adelantos en las tecnologías de información que las empresas han debido interiorizar todas estas nuevas formas de hacer negocios, utilizando distintas herramientas que le permitan:
• Manejar en línea la información para la gestión corporativa (ERP)
• Optimizar sus relaciones con los clientes (CRM)
• Automatizar la cadena de suministro con proveedores y los ciclos de negocios con los clientes (e-procurement)
• Generar herramientas de comercio en línea (e-commerce)
• Desarrollar y automatizar flujos de proceso (workflows)
Así las empresas podrán formar parte de este nuevo comercio y no quedar obsoletas en este mundo cambiante.
Existen software que son reconocidos como de clase mundial como por ejemplo los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (enterprise resource planning) que son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios. Otro software es el de administración de redes de suministro o SCM (Supply chain management) es el proceso de planificación, puesta en ejecución y control de las operaciones de la red de suministro con el propósito de satisfacer las necesidades del cliente con tanta eficacia como sea posible. La gestión de relación con los consumidores o CRM (Customer relationship management) hace referencia a una estrategia de negocio basada principalmente en la satisfacción de los clientes, pero también a los sistemas informáticos que dan soporte a esta, siempre y cuando esto se consiga. Y finalmente la Gestión del conocimiento o KM (Knowledge Management) es un concepto aplicado en las organizaciones, que busca transferir el conocimiento y la experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización. Todos los sistemas de información definidos anteriormente son de fama mundial ya que gran parte de las organizaciones a nivel mundial los utilizan para el mejoramiento de sus procesos, sistemas, y ámbito profesional para dar un mejor servicio a sus usuarios.
Chile y los Sistemas de Información
Chile al igual que la mayoría de los países ha reconocido a través del tiempo la importancia que tienen las tecnologías de información, y como su implantación y desarrollo ayudan al avance a nivel país como por ejemplo en las áreas de educación, salud, incremento de la transparencia, el aumento de la productividad y competitividad, de los gobiernos, empresas, personas, en fin todos aquellos actores que componen la sociedad en la cual vivimos.
El estudio nacional sobre las tecnologías de información del 2009 (ENTI) en su informe anual muestra como resultado que si bien las tecnologías de información han entrado al área empresarial, ese impacto no ha sido como se hubiese esperado, ya que si las empresas utilizaran en mayor medida los sistemas de información y dedicaran un porcentaje mayor de sus presupuestos con estos fines, podría mejorar la eficiencia y disminuir los costos de sus procesos productivos, además las empresas podrían desarrollar métodos más eficientes para relacionarse con sus clientes, adquiriendo así mayores ventajas competitivas. También si aprovecharan las tecnologías información y comunicación podrían desarrollar habilidades para potenciar la gestión estratégica e innovación al interior de las empresas, es por todo lo ya mencionado que se espera que las empresas tomen conciencia y saquen provecho de estos sistemas que las benefician.
La Cámara de Comercio de Santiago en la publicación “Economía digital en Chile 2009” informa que el desarrollo de la economía digital en chile ha ido en crecimiento en el transcurso de los años, donde las telecomunicaciones y el comercio electrónico han sido los que se han tenido mayores variaciones, además se destaca las mejorías que ha habido por parte del gobierno en cuanto a la implementación de las tecnologías de información y comunicación. Finalmente la publicación anterior hace mención a que el país si bien ha avanzado en cuanto al desarrollo de estas tecnologías a nivel internacional se ha visto un pequeño retroceso que ha aumentado la brecha digital entre los países más desarrollados, lo que denota un crecimiento moderado en los sistemas de información.
Todos los datos e información presentada anteriormente muestran que si bien chile esta en un proceso de adaptación e integración de estas tecnologías, este proceso ha sido lento en relación al avance de estas tecnologías, pero el interés esta puesto en que estas tecnologías se fomenten para que ayuden al desarrollo económico y social del país y aporten al crecimiento y progreso.


Conclusión

Los sistemas de información han sido y son de gran utilidad para el manejo y control de datos e información al interior de las organizaciones, han ayudado a simplificar procesos que sin estos sistemas habían sido complejos y extensos. Estos sistemas no solo han sido implementados a nivel empresarial sino también a nivel país ya que se han reconocido los beneficios que la implementación de estos sistemas y las tecnologías de información pueden aportar al desarrollo del país.

Bibliografía


Cámara de comercio de Santiago, Chile ,2009. La Economía Digital en Chile 2009.
http://www.ccs.cl/html/publicaciones_prensa/publicaciones_files/ED0809.pdf Accesado 06 de junio de 2010

Centro de Estudios de Tecnologías de Información de la Pontificia Universidad Católica de Chile, 2009, Enti 2009 estudio de las tecnologías de información y comunicación. http://www.cetiuc.cl/estudios_cetiuc/estudio-nacional-de-tecnologias-de-informacion/enti-2009. Accesado 06 de junio de 2010

CGAP. Sin fecha. Guía práctica sobre el ciclo vital de desarrollo de sistemas de información para las micro finanzas. http://www.cgap.org/gm/document1.9.38786/IS%20Implementation%20Guidelines_SP.pdf Accesado 06 de junio de 2010

Otiz, N. 2007. “Sistemas de Información” presentación power point. http://www.slideshare.net/normyser/sistemas-de-informacin-en-la-empresa-cap-2. Accesado 05 de junio de 2010